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プライバシーポリシー

ネットフェニックス合同会社(以下「当社」といいます)は、当サイトを含む当社が提供するサービス、システムおよび利用者が当社サービス上に登録した個人情報(以下の定義に従います)ならびにその他当社が取り扱う個人情報を管理するにあたり細心の注意を払い、以下のとおり取扱うものとします。

 

1.個人情報の定義

個人情報とは、当該情報を構成する氏名、住所、電話番号、メールアドレス、所属企業名その他の記述等により当該個人を識別できるものをいい、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます)第2条第1項に定義されるものおよび個人識別符号(個人情報保護法第2条第2項に定める「個人識別符号」を意味します)が含まれるものをいいます。また、その情報のみでは識別できない場合でも、他の情報と容易に照合することができ、結果的に個人を識別できるものも個人情報に含まれます。

 

2.個人情報の取得・利用

当社は、個人情報を取得する際には、利用目的を公表または通知し(本プライバシーポリシーによる公表を含みます)、また、利用者、取引先等(法人の場合はその役職員の方を含みます)(以下あわせて「利用者等」といいます)のご本人様から直接契約書その他の書面(電磁的記録を含みます)に記載された個人情報を取得する場合には、あらかじめ利用目的を明示し、適法かつ公正な手段によって取得いたします。

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、適性に個人情報を利用いたします。

 

3.個人情報の利用目的

個人情報の利用目的は以下のとおりです。

当社は、個人情報保護法その他の法令により許容される場合を除き、本人の同意を得ず、利用目的を超えて利用することはありません。

 

(1)当社サービスの利用者から取得する情報

 

1当社サービスの会員情報認証、管理、事務連絡および機能提供のため

2利用者の本人確認のため

3当社が運営するセミナーおよび各種イベント等の運営管理をするため

4当社サービスに関する情報を配信するため

5アンケート、キャンペーン等の依頼、連絡、プレゼント発送等を行うため

6問い合わせ、ご意見への回答を行うため

7当社および第三者の商品等の広告・宣伝、販売の勧誘

8当社サービスや当社が運営するセミナーの案内を行うため

9当社サービスの保守・メンテナンス業務を行うため

10当社サービスの改善・向上のため

11利用者に当社サービスを安全に提供するため(利用規約等に違反している利用者の発見と当該利用者への通知や、サービス等を悪用した詐欺や不正アクセス等の不正行為を調査、検出、予防およびこれらに対応することを含みます)

12個人情報に関する機密保持契約を締結している協力会社、提携会社および業務委託先会社に対して、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取り扱いを委託するため

 

(2)当社サービスの利用者がサービス上に登録する情報

 

1当社サービスに関する利用者からの問い合わせ、ご意見への回答に対する回答を行うため

2当社サービスの保守・メンテナンス業務を行うため

3当社サービスの改善・向上のため

4利用者に当社サービスを安全に提供するため(利用規約等に違反している利用者の発見と当該利用者への通知や、サービス等を悪用した詐欺や不正アクセス等の不正行為を調査、検出、予防およびこれらに対応することを含みます)

5個人情報に関する機密保持契約を締結している協力会社、提携会社および業務委託先会社に対して、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取り扱いを委託するため

 

(3)当社とのお取引先(法人の場合にはその役職員の方も含みます)に関する個人情報

 

1取引に関連する交渉、連絡、相談、受発注、決済またはその他契約の履行や商談等、業務上必要な対応のため

2取引先情報の管理のため

3その他当社サービスの適切かつ円滑な提供にあたり取引先の個人情報を取り扱う必要がある場合

 

(4)当社の株主(法人の場合にはその役職員の方も含みます)に関する情報

 

1会社法その他法令に基づく権利の行使・義務の履行のため

2各種法令に基づく所定の基準による記録作成など株主の管理のため

3その他当社サービスの適切かつ円滑な提供にあたり株主の個人情報を取り扱う必要がある場合

 

(5)当社の採用・募集活動への応募者に関する情報

 

1当社の採用・募集情報の提供、採用選考、応募歴の確認のため

2応募者との連絡、応募者からの問い合わせ等の対応のため

3当社が運営する採用に関するイベント・セミナーに関する案内を行うため

4その他当社サービスの適切かつ円滑な提供にあたり応募者の個人情報を取り扱う必要がある場合

 

(6)当社の役員、従業員、退職者およびそれらの家族(以下「従業員等」といいます)に関する情報

 

1当社の従業員への業務連絡・情報交換のため

2当社の従業員の雇用管理(報酬等支払、人事・労務管理の履行、福利厚生の提供等)のため

3当社の従業員の健康管理、適正な就業環境の確保のため

4福利厚生サービスの提供や各種保険等諸手続きの対応のため

5官公庁等への届出・報告のため

6その他の労務管理および当社サービスの適切かつ円滑な提供にあたり従業員等の個人情報を取り扱う必要がある場合

 

4.通信の秘密にかかる情報の取扱い

当社は、以下の定めに従って、当社サービス上での通信の秘密にかかる情報(以下「通信の秘密情報」といいます)を閲覧し、確認し、解析し、利用し、または第三者に開示する場合があります。

 

(1)取得される情報の内容

当社サービス上での音声、当該音声の自動文字起こしデータ、ビデオ映像等を含む利用データ

(2)取得および利用の主体

通信の秘密情報の取得および利用の主体は、当社です。ただし、当社は、下記の利用目的の達成に必要な限度で、通信の秘密情報を当社の委託先に提供する場合があります。

(3)利用目的および利用態様

通信の秘密情報の利用目的および利用態様は以下のとおりです。

 

1利用者または公衆の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合

2法令に基づき開示請求があった場合その他の法令等に基づき許容される場合

3利用者がサービス規約に違反した場合または利用者が当該違反を行ったか否か確認するために必要な場合

4利用者に関する環境が利用者に適用される利用条件と合致しているかを確認する場合

5当社サービスの運用または当社サービスの改善、向上のために行う調査もしくは分析等(通話内容の自動文字起こし、AIによる会話分析、業務効率性評価等を含みますが、これらに限られません)のために必要な場合

6基本規約、個別規約、重要事項説明または別途当社と利用者の間で本サービスに関して締結される秘密保持契約書、個人情報保護に関する契約書その他の契約において利用者が同意した範囲内で利用する場合

 

(4)利用期間

上記の利用目的を達成するために必要な期間とします。

(5)問合せ窓口

本プライバシーポリシー末尾記載の問合せ窓口までご連絡ください。

(6)同意の撤回方法等

通信の秘密情報の利用について同意を撤回される場合には、本プライバシーポリシー末尾記載の問合せ窓口までご連絡ください。ただし、通信の秘密情報の利用が、当社サービスの提供にあたり必要不可欠であるなど一定の場合には、撤回に応じられない場合があります。撤回をされる場合には、やむを得ず当社サービス提供を停止させていただく場合がありますので、ご留意ください。

 

5.個人情報の第三者提供

当社は、原則として、利用者等の同意のない限り、第三者に個人情報を提供することはありません。ただし、以下の場合には、利用者等の同意なく個人情報を提供することがあります。

 

(1)法令に基づく場合

(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(5)当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要がある場合(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除きます)

なお、以下の次に掲げる場合は上記に定める第三者への提供には該当しません。

 

(ⅰ)利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託することに伴って個人情報を提供する場合

(ⅱ)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

(ⅲ)個人情報保護法の定めに基づき共同利用する場合

 

6.外国における個人情報の取扱い

当社は、事業運営上、外国にある業務委託先に個人情報の取り扱いを委託する場合があり、その概要は以下のとおりです。

なお、MiiTel利用の際に自動的に格納されるデータのうち、日本国で契約を行った利用者のデータにつきましては、日本国内のサーバに格納しております。

 

(1)提供先の外国の名称

「外国の業務委託先について」のページをご参照ください。

(2)(1)で定める外国の個人情報保護法制に関する情報

「外国の業務委託先について」のページをご参照ください。

(3)提供先が講じる個人情報の保護のための措置に関する情報

当社は、契約等を通じて、提供先に対して、個人情報保護のための措置を義務付けており、当該措置は、OECDプライバシーガイドライン8原則に対応する措置を含んでいます。

上記のほか、当社は、個人情報保護法の定めに従って、外国にある第三者に対して個人情報を提供する場合があります。

 

7.個人情報の委託

当社は事業運営上、業務委託先に個人情報の取り扱いを委託することがあります。

この場合、当社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより利用者等の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

 

8.第三者提供に関する免責事項

以下の場合は、第三者による個人情報の取得に関し、当社は何らの責任を負いません。

 

(1)利用者自らが当社サービスの機能または別の手段を用いて第三者に個人情報を明らかにする場合

(2)利用者等が当社サービスの利用に関して投稿等した情報により、第三者に利用者本人が特定されるにいたった場合

(3)当社サービスからリンクされる外部サイトにおいて、利用者等より個人情報が提供され、またそれが利用された場合

(4)第三者が当社による第三者提供によらずに利用者個人を識別できる情報(ID、パスワード等)を入手した場合

(5)当社に責めに帰すべき事由がない場合

9.統計処理されたデータの利用について

当社は、提供を受けた個人情報をもとに、個人を特定できないよう加工した統計データを作成することがあります。 個人を特定できない統計データについては、当社は何ら制限なく利用することができるものとします。

 

10.履歴情報および特性情報の取得および利用

履歴情報および特性情報とは、ご利用いただいたサービスや閲覧したページ、利用者等のIPアドレス、Cookie情報等、利用者等の個人を特定しない行動履歴や属性情報のことをいい、個人を特定するような情報(個人情報)は含まれません。

当社は、履歴情報および特性情報について、利用者等のプライバシーの保護、利便性の向上、広告の配信、および統計データの取得の目的で利用するものとします。

当社は、これらの目的のために、Cookie を使用します。 また、当社は、Cookie や JavaScript 等の技術を利用して、会員登録時等にご提供いただいた情報のうち年齢や性別、職業、居住地域など個人が特定できない属性情報(組み合わせることによっても個人が特定できないものに限られます)や、 サイト内におけるユーザーの行動履歴(アクセスした URL、コンテンツ、参照順等)を取得することがあります。

ただし、Cookieやこれらの属性情報および行動履歴には個人情報は一切含まれません。 なお、 Cookie の受け取りは、ブラウザの設定によって拒否することができます。拒否した場合、当社が提供するサービスをご利用いただくうえで、一部機能に制約が生じる場合があります。

 

11.個人情報の開示、訂正、利用停止等の請求

利用者等の本人による個人情報の開示(第三者提供記録の開示を含みます。以下同じ)、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止、消去、または第三者への提供停止(以下総称して、「開示・訂正等」といいます)の求めにつき、当社は、当社の保有する個人情報については、個人情報保護法に従って適切に対応いたします。

開示・訂正等の請求を行う場合、詳細な手続きについては下記の問い合わせ先までご連絡ください。

 

なお、当社は、開示・訂正等の求めに応じる場合において、当社が指定する資料(運転免許証、マイナンバーカード等)により、本人であることを確認します。

また、代理人による個人情報の開示・訂正等の求めに応じる場合、以下資料によって代理人であることを確認します。

法定代理人の場合:法定代理権があることを確認するための書類(戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険の被保険者証のコピーも可)、法定代理人本人であることを確認するための書類(運転免許証、パスポート、健康保険証などの代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー)

委任による代理人の場合:委任状(個人情報開示等請求書添付書類)、ご本人の印鑑証明書(3ケ月以内に発行されたもの)、委任による代理人本人であることを確認するための書類(運転免許証、パスポート、健康保険証などの代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー)

 

以下の場合は、開示・訂正等の求めに応じないことがあります。

 

(1)個人情報の開示

 

1利用者等本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利・利益を害するおそれがある場合

2本サービスの適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

3他の法令に違反することとなる場合

4その他法令の例外事由に該当する場合

 

(2)個人情報の利用停止もしくは消去または第三者への提供の停止

 

1これらの措置に多額の費用を要する場合、その他のこれらの措置を行うことが困難な場合であって、利用者等の権利・利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるとき

2その他法令の例外事由に該当する場合

 

(3)個人情報の訂正、追加または削除

 

1個人情報保護法以外の法令の規定により特別の手続が定められている場合

2その他法令の例外事由に該当する場合

 

12.要配慮個人情報の取得制限

当社は、要配慮個人情報(個人情報保護法第2項第3項)として定められている次に示す内容を含む個人情報の取得は、法令で認められる場合を除き、利用者の事前の同意なく行いません。ただし、利用者等が自ら提供した場合は、この限りではありません。

 

(1)人種

(2)信条

(3)社会的身分

(4)病歴

(5)犯罪の経歴

(6)犯罪により害を被った事実

(7)その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして個人情報保護法施行令で定める記述等が含まれる個人情報

 

13.個人情報の管理(安全管理措置)

当社は、その管理下にある個人情報の漏洩、紛失、誤用、改変等を防止するために、セキュリティ対策の実施に努め、必要かつ適切な安全管理措置を講じています。個人情報は、一般の利用者等がアクセスできない安全な環境下に保管しています。

また、当社は、これらの安全管理措置が適切に講じられていることを担保するため、情報セキュリティマネジメントシステム認証およびプライバシーマーク認証を取得し、定期的にマネジメントシステムの見直しを行っています。

 

当社の講じている安全管理措置の概要は、以下のとおりです。

 

(1)基本方針の策定および個人情報の取扱いにかかる規律の整備

個人情報の適切な取り扱いの確保のため、個人情報保護にかかる関連法令の遵守、質問および苦情処理の窓口等についての個人情報保護方針および本プライバシーポリシーを策定しております。

また、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等、個人情報の取扱いに関し、社内規程を策定しております。

(2)組織的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者および当社従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報の取扱いに関する社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

(3)人的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

個人情報の秘密保持に関する事項を就業規則等に記載しています。 (4)物理的安全管理措置

個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。

個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないように措置を実施しています。

(5)技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報等の範囲を限定しています。

個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアからの保護する仕組みを導入しています。

(6)外的環境の把握

個人情報の一部を含めた情報の管理についてはクラウドサービス事業者等に委託しており、これらの個人情報は、当該事業者の管理のもと、本プライバシーポリシーに「6. 外国における個人情報の取扱い」に記載の国において保管されております。当社は、個人情報保護委員会が提供する情報等に基づき、各国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施しています。

 

なお、当社の講じている安全管理措置の詳細については、下記「1.問い合わせ先」に記載の問い合わせ窓口へご連絡ください。

 

14.個人情報提供の任意性

個人情報の当社への提供は、ご本人の任意ですが、必要な情報が提供されない場合、会員登録およびサービス・システムの利用ができない場合もありうることをご承知ください。

 

15.「個人情報保護方針」および「プライバシーポリシー」の変更

当社は、「個人情報保護方針」「プライバシーポリシー」を法令に違反しない範囲で任意に変更することができるものとします。

 

16.問い合わせ先

個人情報に関する苦情および相談、開示等についての当社問い合わせ先は、次のとおりです。

 

【ネットフェニックス合同会社/個人情報に関する苦情および相談窓口】

宛先:ネットフェニックス合同会社

個人情報保護管理者

コンプライアンス責任者

住所:  〒574-0041 大阪府大東市浜町5−20 フミノマンション 306

メールアドレス:info@net-phoenix.com

 

2020年3月6日制定

2022年11月18日改定

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